商展货运服务,如何有效管理展品的运送

协调贸易展览的货运服务，运输您的展品需要经过深思熟虑的规划和细致的管理，以确保所有展览部件准时到达展览场地。全年参加大型展会的参展商通常依赖于专门从事贸易展运输的公司来管理仓储、展箱建造、包装和运输。

通过与货运公司或第三方物流专家的合作，参展商可以在他们需要的时候，在他们需要的地方，在他们参加的每一项活动的最佳状态下，期待他们的展品到达。

此外，通过提前花时间研究不同物流公司提供的服务和成本，参展商有机会比较选项，并找到最适合他们运输需求的价格。

一旦展品到达展览场地的装货码头，签约物流专家可以确保板条箱按时送达展台区域，并监督展品的组装、拆卸和退货运输。

Tradeshow物流顾问可以帮助组织提高效率，避免在运送和交付过程中可能发生的成本高昂的意外。

签约专家可能会被雇佣来协助公司的内部物流协调员，或者为那些需要节省时间并完全专注于展会推广方面的销售和营销专业人员管理展会货运服务。

对于选择自己处理物流而不是使用贸易展货运服务的参展商，以下信息应有助于规划及时发货和现场交付。

展会开始之前

运输注意事项:

您可以运输您的贸易展展台展示自己或与货运承运人合同将您的展览箱从您的存储位置到活动城市。如果你决定雇佣一家运输公司来运输展品，寻找那些专门从事贸易展览物流的供应商，并了解运输展品部件的要求。

当你评估运输公司时，询问你的代表你所提供的服务和你期望得到的客户支持的类型。在做出聘用决定之前，要弄清这家公司已经经营了多久，查看相关资料，并要求一份涵盖所有运输要求的书面报价。

此外，查看tradeshow赞助商是否与船运公司签订了作为活动官方承运人的合同。通常，官方公司会向使用他们服务的人提供特殊福利、额外的展览搬迁服务或降价。

运费:

当您提交您的展会注册，活动赞助商将给您一个全面的参展商工具包，其中包括从a到z的参展信息，包括展品移动和装运说明，贸易展会货运服务供应商的名单，以及赞助商的drayage承包商要求的表格。

drayage承包商负责:

指导船舶公司的司机，谁是停泊和等待在会场的编组站，什么时候在一个指定的码头排队卸载展品板条箱。

将您的展板箱移至展厅内预定的展区。

一旦你组装好了你的展示品，就把你的板条箱和箱子拿出来，在展览结束时把它们还给你。

指导运输公司司机到特定的装货码头线时，展览箱准备好被拿起。

将您的板条箱和箱子装上货车，以便运送到目的地。

因此，请花点时间在drayage表格上详细说明您的所有操作要求和规范，因为您提供的信息将用于协调展览前向您交付展品和材料的时间和流程。

请注意，运输的物品数量、板条箱和箱子的重量、到达/离开的时间等都会影响运输服务的参展商费用。

协调您的贸易展团队，drayage承包商和公司的代表处理您的贸易展货运服务是必不可少的，以确保准时交货，没有失踪的板条箱或显示项目。

你的团队总是应该知道你的展品什么时候交付，并且在展会开始前有足够的时间来组装你的展品。

演出结束后

文件要求:

在展览结束时，你必须完成一份“提单”，并提交给活动的drayage承包商。这一文件使系统启动，以交付您的空存储板条箱到您的展位区，这样您就可以包装您的贸易展展位展示，并准备它运送到您的仓库或下一个目的地。

一旦您的展品被拆卸和包装，drayage承包商将把您的板条箱运到装货码头，并从您的贸易展览货运服务公司通知您的司机，您的展品已准备好提货。为了确保每样东西都能到达它应该去的地方，一定要确保板条箱、箱子和滑板都贴有正确的标签。

防止展台展示的损失和损坏:

如果任何展品(包括贴错标签的箱子和板条箱)被留下，他们将被“强行带走”。当一个项目被强迫，它被送到活动承包商的仓库储存，直到参展商作出适当的安排，以“交付”或返回。

参展商通常需要支付双倍或三倍的运费来找回落下的物品或板条箱。

重要的是要监督你的项目的运动，从你的展览空间到装货码头，并安置在你的运输公司的卡车。随身携带相机，这样你就可以记录下由于drayage承包商的错误操作而对展台造成的任何损坏。

如果展览中出现任何损坏，在你离开之前一定要向运输承包商提出索赔。然后，获得drayage承包商的电话号码、地址和装运程序，以便在必要时进行后续跟踪。

您的司机为您的贸易展货运服务公司将需要列出任何例外情况的提单之前，装运您的货物，所以他/她的公司将不负责的损害，由承包商发生。